Les premiers pas de la collaboration commencent par le partage de fichiers. Il est désormais possible à partir de la plateforme BIM 360 Docs d’ajouter de nouvelles options de partage de fichiers. Cela permet aux utilisateurs de partager plus facilement les documents du projet avec n'importe qui, qu'ils soient membres ou non du projet.
Au préalable, il faudra activer l’option « Lien public du projet » de la rubrique « Document Management » dans les services de l’administration du projet (Project Admin).
Nota : comme mentionné dans l’interface : les utilisateurs avec des autorisations « Affichage + Téléchargement » ou des autorisations plus élevées peuvent partager un lien avec des membres du projet ou des personnes externes au projet.
Nota bis : Cette option est désactivée par défaut sur chaque projet.
Ensuite, les membres du projet pourront partager les dossiers ainsi que les documents- non seulement avec les membres du projet mais aussi avec des utilisateurs non enregistrés sur la plateforme (lien public).
Que le destinataire soit membre ou non du projet, il est possible de partager un lien Url afin de l’utiliser dans des communications officielles (courriels d’entreprise).
Dans le cas de partage avec des personnes qui ne sont pas membres du projet, une date d’expiration du lien est générée automatiquement (par défaut 15 jours), paramétrable en fonction de vos besoins.
Une fois le document (ou dossier) partagé, l’information est visible dans la colonne « Partagé » à partir l’interface BIM 360 Docs.
Pour supprimer un partage, il suffit de placer la souris sur le symbole « Partagé » et de cliquer sur « Supprimer le lien » ou bien sur l’icône dédiée (voir ci-dessous) :
Nota : pour un document partagé, vous pouvez retrouver les informations du partage dans le journal d’activités du fichier.
Les destinataires du partage pourront télécharger le(s) document(s) ou dossier(s) afin de les consulter depuis leur ordinateur.
Nota : une info bulle permet de les informer de l’expiration du lien.
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