Dans les projets de constructions les logiciels Microsoft sont utilisés quotidiennement et plus particulièrement les logiciels Microsoft Word et Excel. Souvent ses documents doivent être partagés, annotés entre différents interlocuteurs. Je vous propose d’utiliser BIM 360 Docs lié à Desktop Connector pour réaliser un workflow complet.
Workflow exemple :
Il s’agit de collaborer de façon sécurisée à plusieurs sur les bases d’un document Microsoft Word en mode révision.
Le workflow que je vous présente, utilise l’application de bureau Desktop Connector qui est un programme installé sur votre ordinateur qui interagit avec BIM 360 Docs. (pour plus d’informations, lire notre article ici).
Préambule :
- Un compte BIM 360 avec des abonnements de BIM 360 Docs
- Logiciel Microsoft Word
- L’application Desktop Connector
Mode opératoire :
1- Création d’un répertoire sur BIM 360 Docs avec les autorisations adéquates :
- A partir d’un projet BIM 360 Docs, réalisez un clic droit sur les « trois petits points » et choisissez « Ajouter un sous-dossier »
Nota important : créez le répertoire dans l’espace « Fichiers de projet »
- Nommez le dossier (Exemple : « Office »)
- Réalisez un clic droit sur les « trois petits points » du dossier créé et choisir « Autorisations »
- Invitez les différentes personnes à l’aide du bouton « Ajouter » en stipulant soit :
o L’dresse email
o Le nom
o Le rôle
o La société
- Utilisez le niveau d’autorisation « Affichage/ Téléchargement + Chargement + Modification »
2- Abonnement au répertoire nouvellement créé sur BIM 360 Docs :
Pour être informé de toutes modifications concernant le document contenus dans le répertoire, il est important de s’abonner à celui-ci.
- Réalisez un clic droit sur les « trois petits points » et choisir « S’abonner »
Nota : les personnes invitées à collaborer doivent également être abonnées pour être informée des modifications.
3- Ouverture d’un document Microsoft Word et sauvegarde sur BIM 360 Docs :
- Ouvrez un document Microsoft Word, et sauvegardez-le en lui indiquant le chemin du BIM 360 disponible au travers de l’application Desktop Connector
Après quelques instants, vous retrouverez le document Microsoft Word chargé sur BIM 360 Docs.
4- Modification du document Microsoft Word en mode révision par une personne invitée :
- Utilisez le logiciel Microsoft Word pour ouvrir le document au travers de l’application Desktop Connector.
- Activer le mode « Suivi des modifications » qui se trouve dans l’onglet « Révision »
Plus d’information sur le mode révision, voir ici)
Nota : l’application de bureau Desktop Connector doit être installée sur l’ordinateur.
- Réalisez des modifications, ajoutez d’éventuelles notes et sauvegardez
- Automatiquement, une nouvelle version du document est publiée sur BIM 360 Docs
- Toujours sur la plateforme BIM 360, cliquez sur le document pour le visualiser
Notas :
- vous pouvez facilement passer d’une version à une autre en les sélectionnant sur le volet de gauche
- si vous disposez d’un abonnement Microsoft Office 365, vous pourrez ouvrir le document et même le modifier grâce à Word Online
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